Wielokrotnie spotykamy się z pojęciem zaliczki i zadatku przy zawieraniu umów, rozliczeniach, zamówieniach na usługi i towary. W wielu branżach zaliczka i zadatek występują jako stały element współpracy gospodarczej. W branży filmów ślubnych i filmów komercyjnych przyjęło się stosowanie zaliczek i zadatków ze względu na potrzebę zabezpieczenia kontraktu.

    Jest co najmniej kilka powodów, dla których warto pobrać jakąś część pieniędzy od klienta przed rozpoczęciem prac:

    1. Zapłata zaliczki/zadatku daje poczucie pewności co do wypłacalności kontrahenta,
    2. Zapłata zaliczki/zadatku daje pewność, że klient jest zdecydowany na współpracę z Tobą,
    3. Otrzymujesz część pieniędzy wcześniej, co poprawia Twoją płynność finansową i wpływa pozytywnie na rozpoczęcie współpracy (na niektórych wpływ pieniędzy też działa motywująco),
    4. Masz przekonanie, że klient jest bardziej „związany” umową, gdy już zapłaci część wynagrodzenia w formie zaliczki/zadatku i dzięki temu nie ucieknie do kogoś innego.

    Niestety potoczne rozumienie zaliczki i zadatku, a przez to ich zamienne stosowanie nierzadko wywołuje zamieszanie prawne. Przede wszystkim zapamiętaj proszę, że zaliczka i zadatek to dwa różne narzędzia prawne. Każda z nich wiąże się z innymi konsekwencjami dla obu stron transakcji. Która z nich jest zatem lepsza? Pewnie nie zaskoczę Cię odpowiadając jak typowy prawnik, że „to zależy…”.

    Cechy wspólne zaliczki i zadatku to:

    • jedno i drugie polega na przekazaniu jakichś środków pieniężnych wykonawcy umowy / sprzedającemu i to w związku z określoną umową (np. na realizację filmu ślubnego),
    • jedno i drugie płatne jest przed przystąpieniem do wykonania usługi albo przed wydaniem towaru,
    • jedno i drugie jest uregulowane w umowie łączącej strony (nawet jeśli umowa nie jest pisemna, ale wpłacono zadatek/zaliczkę, dokumentuje się to poprzez pokwitowanie wpłaty gotówki albo potwierdzenie przelewu),
    • zarówno zaliczka jak i zadatek są dobrowolne, więc strony decydując się na jedno z tych rozwiązań korzystają ze swojej swobody umów wynikającej z kodeksu cywilnego,
    • wpłacona kwota w obu przypadkach może być zaliczona na poczet ceny końcowej.

    Jak widzisz cech wspólnych jest całkiem sporo i to dlatego te rozwiązania prawne często są mylone ze sobą.

    Co to jest zaliczka i jak działa?

    Instytucja zaliczki nie jest wprost uregulowana w przepisach kodeksu cywilnego. O skutkach wręczenia zaliczki wnioskować należy pośrednio z przepisów kodeksu cywilnego o umowach wzajemnych. Umowa wzajemna to taka, gdy obie strony zobowiązują się w taki sposób, że świadczenie jednej z nich ma być odpowiednikiem świadczenia drugiej (np. rynkowa cena wyrażona w pieniądzach w zamian za film). W razie gdy umowa jest wykonana i zaakceptowane są wyniki jej realizacji przez obie strony zaliczka zostaje zaliczona na poczet końcowego wynagrodzenia. W razie gdyby umowa nie została wykonana klient może domagać się jej zwrotu i naprawienia ewentualnej szkody, o ile jakaś powstała.

    Przykład: Jeśli ustaliłeś z klientem zaliczkę w wysokości 5000 zł, a końcowa wycena za realizację filmu komercyjnego wynosi 10000 zł, to jeśli nie pojawisz się na planie i nie nakręcisz materiału pod produkcję filmu zgodnie z umową będziesz musiał zwrócić zaliczkę w pełnej wysokości (i ewentualnie pokryć odszkodowanie o ile klient przez to poniesie szkody).

    Wynika to z tego, że w kodeksie cywilnym obowiązki odstępującego od umowy wzajemnej określone są w art. 494 kodeksu cywilnego, z którego wynika, iż strona, która odstępuje od umowy wzajemnej, obowiązana jest zwrócić drugiej stronie wszystko to, co otrzymała od niej na mocy umowy. Może żądać zwrotu nie tylko tego, co świadczyła, lecz również naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania. Zaliczka to kwota wpłacona na poczet przyszłych należności i nie jest, tak jak zadatek, formą zabezpieczenia wykonania umowy. Stanowi jedynie część ceny.

    Co to jest zadatek i jak działa?

    Zadatek to, jak już wiesz, także kwota którą wpłaca się przed rozpoczęciem współpracy. Gdy umowa została wykonana, zadatek też jest zaliczany na poczet wynagrodzenia końcowego, czyli na poczet świadczenia klienta na rzecz sprzedawcy (zapłaty ceny). Gdy strony obopólnie rozwiązały umowę, zadatek powinien być zwrócony w jednokrotnej wysokości (tutaj jeszcze nie ma mowy o zwrocie podwójnej wartości).

    To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy jest skutkiem okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony. W takiej sytuacji też zwrotowi będzie podlegać kwota wpłaconego zadatku, a nie jej dwukrotność. Inaczej ma się sprawa, gdy nie dochodzi do wykonania umowy, czyli gdy jedna ze stron nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.

    W art. 394 kodeksu cywilnego stwierdza się, że z braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

    Przykład: Para młoda wpłaca zadatek w wysokości 2500 zł. Końcowa wycena za wykonanie filmu ślubnego to 6500 zł. Jeśli para młoda rozmyśli się i odwoła ślub – wykonawca ma prawo do zatrzymania zadatku. Jeśli jednak to wykonawca umowy nie pojawi się na ślubie w uzgodnionym terminie – para młoda, która wpłaciła zadatek może żądać zwrotu 5000 zł (dwukrotność wpłaconego zadatku).

    Zadatek stanowi więc zabezpieczenie wykonania umowy i jest rodzajem odszkodowania za ewentualne jej niewykonanie.

    Kluczowe różnice między zaliczką, a zadatkiem

    Podsumowując powyższe rozważania jako najważniejsze różnice należy wskazać:

    1. Zaliczka jest po prostu zapłatą części wynagrodzenia przed rozpoczęciem współpracy a zadatek jest formą zabezpieczenia wykonania umowy,
    2. Zaliczka podlega zwrotowi w razie niewykonania umowy. Zadatek podlega zwrotowi tylko gdy obie strony rozwiążą umowę dobrowolnie. Jeśli jednak dojdzie do niewykonania umowy – zadatek przepada na rzecz tego, który go przyjął albo musi zostać zwrócony w dwukrotnej wysokości przez tego, który go przyjął w razie niewykonania przez niego umowy.

    Kiedy zaliczka, a kiedy zadatek?

    Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Musisz rozważyć sam na czym Ci bardziej zależy. Kilka przykładów rozwiązań wskazuję Ci niżej:

    1. „Jestem terminowym wykonawcą. Zawsze dowożę swoje usługi na czas.” – Wybierz zadatek, w razie gdyby Twój klient się rozmyślił masz prawo zatrzymać zadatek jako odszkodowanie.
    2. „Nigdy nie wiadomo co się wydarzy, zdarza się, że terminy się przesuwają, a realizacją się opóźnia” – Wybierz zaliczkę, która nie podlega zwrotowi, dopóki umowa jest ważna, a w razie gdyby nie doszło do wykonania umowy – po prostu będziesz musiał ją zwrócić klientowi.
    3. „Pary młode niejednokrotnie odwoływały ślub i przez to straciłem część pieniędzy, czas a ich termin pozostał pusty” – Wybierz zadatek. Zadatek przepadnie na Twoją rzecz jako odszkodowanie i przynajmniej częściowo zrekompensujesz swoje straty.
    4. „Często mam z klientami problemy w trakcie współpracy i zdarzało mi się, że kończyliśmy współpracę w trakcie trwania kontraktu” – Wybierz zaliczkę. W razie rozwiązania umowy będziesz musiał zwrócić tylko tę kwotę, a nie jej podwójną wartość.

    Co lepsze dla umowy na wykonanie filmu?

    Zaliczka i zadatek to dwie różne instytucje prawne służące różnym celom. Choć potocznie często są mylone, należy zdawać sobie sprawę z jakże różnych konsekwencji prawnych wyboru jednej z tych opcji. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie „co jest lepsze”, bo każde z tych rozwiązań sprawdzić się może dobrze w zależności od okoliczności. Ustal zatem co jest dla Ciebie najważniejsze, jakim typem przedsiębiorcy jesteś i dobierz takie narzędzie, które najbardziej odpowiada Twojej sytuacji.